Как компании подготовиться к участию в GITEX?

Участие в отраслевых мероприятиях — это отличная возможность расширить своё присутствие на нескольких рынках, познакомиться с инвесторами, привлечь новых клиентов и продемонстрировать свои продукты и услуги широкой аудитории. А международные выставки это ещё и возможность погрузиться в другую среду и узнать, как работает рынок в другой стране.

Неважно, начинающий ли вы стартап или компания 20+ лет присутствующая на рынке — участие в мероприятиях такого уровня повысит узнаваемость вашего бренда и продуктов и позволит найти новых партнёров. 

В 2023 компания Юзтех стала одним из спонсоров GITEX. В процессе подготовки и анализа материалов мы поняли, что как в российском, так и в международном сегменте мало публикаций об опыте участия других компаний в таком мероприятии. Поэтому мы решили подготовить гайд и рассказать, как выглядит процесс подготовки к GITEX, а также дать несколько ценных советов компаниям, которые решат принять участие в GITEX в следующем году. 

Что такое GITEX?

GITEX (Gulf Information Technology Exhibition) — это крупная выставка технологий, которая проходит в ОАЭ с 1981 года. Ежегодно на выставке встречаются более 150 тысяч посетителей из 170+ стран. Основное внимание в 2023 году уделяется искусственному интеллекту и системам “умного дома города”. 

В 2023 году выставка называется GITEX GLOBAL и проходит сразу на нескольких площадках. 

Начинаем подготовку: определяемся с целями и выбираем вариант участия

Основная цель подобных мероприятий — показать свои услуги и продукты широкой аудитории и провести как можно больше встреч. Поэтому перед выставкой чётко определите, какая у вас целевая аудитория, кто ваш клиент, какие продукты и услуги вы будете демонстрировать. После этого можно приступить к отправлению заявки на официальном сайте, где через контактную форму вам необходимо ответить на следующие вопросы:

1. В чём вы заинтересованы (спонсорство, участие, спикерство, т.д.).
2. Цель, которую вы хотите достичь на выставке
3. Сфера вашего бизнеса
4. Стартап ли у вас
5. Ваши контактные данные

Это вы можете сделать за полгода до выставки. Позже контактная форма будет закрыта, и связаться с представителем можно будет через почту. 

После отправки заявки с вами свяжется менеджер по продажам, который ещё раз уточнит информацию о компании, а затем отправит на вашу электронную почту брошюры мероприятия и варианты участия. Например, в 2023 году предоставлялось 4 варианта “спонсорских” пакетов: Platinum Exclusive, Gold Limited, Silver и Bronze. Дополнительно к этим пакетам вы можете приобрести возможность спикерства или проведения воркшопа, но в некоторые пакеты они и так включены.

Стоимость дополнительных возможностей для ознакомления: 

После того как вы выбрали подходящий пакет участия вам потребуется подписать договор. Это стандартная процедура при участии в международных мероприятиях. В соответствии с договором вы можете либо внести оплату полностью, либо разделить её на две части, однако в обоих случаях будет утверждён конкретный срок оплаты. Если вы не уложитесь в этот срок, то будете вынуждены заплатить штраф. 

Какие ещё расходы стоит учитывать?

Помимо оплаты входных билетов на каждого члена команды или спонсорского пакета участия, помните о следующих расходах: 

Проживание

GITEX сотрудничает с несколькими отелями на время проведения выставки и может помочь вам с бронированием номеров. Этим занимается официальный подрядчик Air Link International. Его контакты вы сможете найти в разделе Contacts на панели участника. Достаточно отправить менеджеру предполагаемые даты заезда и выезда, количество человек и номеров, и вам дадут возможность выбрать подходящий отель. Все отели находятся на расстоянии 5-15 минут пешком от DWTC, где проводят GITEX.

В 2023 предлагали следующие варианты проживания:

• Novotel World Trade Centre
• Ibis World Trade Centre
• Rove Trade Centre
• 25Hours Hotel One Central

Чем ближе дата проведения мероприятия, тем выше может вырасти цена. Например, за два месяца до начала GITEX, стоимость одного номера на одного человека варьировалась от 300 до 550 AED. А ещё номера в отелях быстро заканчиваются, так как с октября в ОАЭ начинается туристический сезон. Это нужно учитывать при бронировании.

Перелёт

GITEX предлагает промокоды и скидки на покупку авиабилетов компании Emirates, но вы можете приобрести билеты другой авиакомпании: Аэрофлот или Flydubai. Если вам нужно привезти с собой брендированные товары, берите билеты с багажом или дополнительные места и корректируйте бюджет.

Застройка стенда

Если вы берёте один из спонсорских пакетов, то в него уже будет включён дизайн стенда, за который вам не нужно платить. Но если вы берёте билет участника выставки без спонсорских пакетов, у вас будет несколько вариантов: воспользоваться услугами официального подрядчика по застройке, либо нанять своего подрядчика. При этом стоит учитывать все риски: например, если вы планируете заказывать дополнительную мебель для стенда, её предоставляет только официальный подрядчик. 

Обратите внимание! Ближе к началу мероприятия, на панели участника будет расписание: это время, в которое вы можете попасть на площадку и посмотреть, как идут дела на стенде и разложить брендированные товары. Для посещения площадки вам понадобится светоотражающий жилет и закрытая обувь — это одно из правил безопасности на площадке. Также не забудьте свой бейдж участника.

Дизайн стенда

За месяц до начала выставки официальные представители GITEX и подрядчик согласуют варианты стендов и их дизайн. Не стоит беспокоиться, если вам покажется, что всё идет медленно: согласование — достаточно длинный процесс, поэтому наберитесь терпения и ждите. К тому же, менеджеры GITEX всегда на связи и готовы ответить на все ваши вопросы. 

В спонсорские пакеты участия дизайн стенда уже включён: за него не нужно платить дополнительно. С вашей стороны лишь необходимо предоставить artwork: это баннер, который будет расположен на задней панели стенда и ваш логотип. На их изготовление даётся пару недель, поэтому учитывайте эти сроки при планировании задач. И, кстати, команда GITEX требует отправлять материалы в формате Adobe Illustrator или Adobe Photoshop.

Оформить стенд и его дизайн, если вы не участвуете в мероприятии как спонсор, вы можете на платформе Event Plus: о ней подробнее чуть ниже. Но правила и требования в следующем году могут измениться, поэтому вы в любом случае можете уточнить все детали у менеджера по продажам и службы поддержки GITEX. 

Дополнительная мебель

Если вы участвуете по спонсорскому пакету, то в него будет включена мебель, вроде стульев, стола и тумбы. Но если вам необходимы дополнительные стулья, столы, диваны или подставки под раздаточный материал и брендированные товары, их можно будет заказать через официального подрядчика — Event Plus. Это платформа, на которой вы можете оформить всё необходимое для стенда оборудование, мебель, кейтеринг с питанием и многое другое.

Там же вы можете оформить заказ на необходимое электрооборудование, телевизоры и т.д. Учтите, что при заказе дополнительных розеток, необходимо будет нарисовать желаемую зону установки розеток. Но не беспокойтесь: вы найдёте все необходимые инструкции и не запутаетесь.

Стоимость разная: в зависимости от того, какую мебель или электрооборудование вы выберете. Например, телевизор с 42-й диагональю будет стоить 300 AED, а с 75-й — 2500 AED. 

Маркетинговое продвижение

Маркетинговая команда GITEX активно занимается ведением своих социальных сетей на протяжении всего времени подготовки к мероприятию, но если вы планируете расширить своё присутствие на рынке и повысить медиаохваты, то можете воспользоваться услугами PR-агентств на рынке ОАЭ или работать в своей команде. Распространение пресс-релизов и статей будет стоить от $1000.

Брендированные товары, визитки, раздаточный материал

Сюда входит всё, что вы хотите дарить и раздавать посетителям вашего стенда: ваши визитки, ежедневники, ручки, буклеты с информацией о компании — в общем, выбор зависит от вас. Но при этом не забывайте о том, в какую страну вы едете: что-то из презентов может быть неуместным. Также стоит учитывать стоимость изготовления товаров, сроки изготовления и их доставку на GITEX. 

Панель участника

Когда вы провели оплату и подписали необходимые документы, вам откроется доступ к Exhibitor Panel (панель участника), логин и пароль от которой отправят организаторы. Это происходит за 3-4 месяца до начала мероприятия. На этой платформе вы можете следить за датой начала мероприятия, ознакомиться с инструкциями, заполнить необходимые документы для участия и загрузить информацию о компании. Панель участника выглядит так:

В левом углу вам доступны несколько разделов: чеклист (что необходимо заполнить до начала мероприятия); информация об участнике (данные о вашей компании, ваши продукты и услуги, компании и сферы, которые вам интересны, ваши логотипы и пресс-релизы). Обратите внимание: пока вы не заполните этот раздел, вы не сможете перейти к заполнению других разделов и заполнению документов! 

Ещё два раздела включает в себя инструкции по мероприятию: по поводу технической части, монтажа стенда и т.д.

Также вам будет доступен раздел с бейджами для участников. Количество бейджей зависит от вашего размера стенда. Например:

От 700 до 799 кв.м — 500 бейджей, а от 800 — +50 за каждые 100 кв.м.

Если вам нужны дополнительные бейджи, их можно заказать, но за дополнительную плату в размере 220 AED + VAT 5%. Участников может зарегистрировать как один человек, ответственный за организацию, или вы можете попросить команду пройти регистрацию самостоятельно. В любом случае им на почту придёт письмо о подтверждении регистрации. За неделю до выставки будет нужно распечатать бейдж (об этом вам также напомнят через email), а уже в DWTC вы сможете получить шнурок для бейджа. За утерю бейджа или его передачу грозит штраф в размере 3000 AED. 

В этом же разделе вы найдёте промокоды для своих партнёров и клиентов: их количество будет зависеть от размера вашего стенда. Также промокоды действуют ограниченное количество времени: за две недели до выставки они “сгорают”, поэтому успевайте поделиться ими с вашими знакомыми. 

Вернёмся к главной панели участника. После того как вы заполните информацию о компании, вам предстоит заполнение обязательных форм и необязательных (Compulsory and Optional Forms). В обязательные формы входит:

• Stand Name (Информация о стенде. Важно указать корректное название компании, так как его изменение позднее будет возможно только за дополнительную плату);
• Health & Safety Declaration (Декларация о здоровье и безопасности). Она заполняется одним человеком из команды, который будет присутствовать во время застройки стенда — за 3-4 дня до начала выставки, а также отвечать за безопасность на стенде. Также потребуется дополнительно ознакомиться с другими документами, планами эвакуации и т.д.;
• Event Plus Services (Информация о сервисах для застройки).

Необязательные формы:

• Dubai Municipality Letter (Письмо муниципалитета Дубая); 
• Dubai Economic Department Letter for Raffle / Prize  Giveaways (Письмо экономического департамента Дубая о розыгрышах на вашем стенде, если вы планируете их проводить). Кстати, о проведении розыгрыша: если стоимость приза составляет менее 1000 AED, вам необходимо будет шаблон заявления на розыгрыш, который вы увидите на панели участника. Если стоимость составляет более 1000 AED, то вам необходимо получить лицензию DED (Экономического департамента Дубая), а также NOC от DWTC на имя DED. Лицензию DED вы можете получить в Dubai Mall на стойке 6, а NOC заполнить в разделе “Необязательные формы” на панели участника и отправить на электронный адрес, который будет там указан. Подробнее с политикой розыгрыша призов вы можете ознакомиться в разделе Information в левом углу на панели участников.
• Visa Invitation Letter (Письмо-приглашение для визы); 
• Banner Adverticing (Заявка на баннерную рекламу, которая оплачивается дополнительно). В 2023 году она стоила 1500 AED;
• Vehicle Delivery (Заявка на доставку транспорта, если вы планируете демонстрировать автомобили на своём стенде);
• Temporary Staff (Список временных участников, работающих на вашем стенде). Заполняется в том случае, если вы привлекаете рабочий персонал для уборки, кейтеринга и т.д., и для каждого из них будет необходимо оформить бейдж в отдельном разделе;
• Participation Letter (Письмо-приглашение для участия). 

Как видите, документов достаточно много. Но на их заполнение даётся месяц-полтора, чтобы вы успели согласовать участников и остальные необходимые моменты.

На панели участника вам также доступны бесплатные маркетинговые инструменты — это баннеры и шаблоны изображений от команды GITEX, которыми вы можете делиться в своих социальных сетях. 

Следующий этап: маркетинг и дизайн

После заполнения необходимых документов, подтверждения бронирования отеля и авиабилетов, согласований и остальных организационных моментов, можно приступать к маркетинговому продвижению и разработке дизайна для всех материалов. В него входит подготовка контент-плана и распространение контента, дизайн макетов, презентаций и подготовка текстов для выступлений. В этот период с вами будет активно взаимодействовать маркетинговая команда GITEX. Вообще хочется отметить, что организаторы всегда готовы помочь и подсказать, дать совет или ответить даже на самый глупый вопрос. Кстати, не бойтесь задавать вопросы, если вы принимаете участие впервые. Это абсолютно нормально!

Что вам понадобится:

• Пресс-релизы о вашей компании и ваших услугах и продуктах. Их у вас попросит маркетинговая команда GITEX для публикации в своих ресурсах, а также вам нужно будет загрузить их на панели участника;

• Логотипы вашей компании и ваших продуктов. Их также нужно будет загрузить  на панели участника;
• Баннеры с информацией о компании и продуктах: для добавления на панель участника; 
• Баннер и логотип для стенда;
• Короткий видеоролик от представителя вашей компании. Каждый год требования к видеоролику меняются. В этом году мы рассказывали, что для нас GITEX, делились информацией о компании и рассказывали о технологиях будущего;
• Шаблоны для SMM в ваших социальных сетях;
• Шаблоны для составления презентаций, которые вы будете показывать посетителям на стенде;
• Дизайн визиток и раздаточных материалов.

Для начала мы рекомендуем провести анализ конкурентов и участников прошлых лет: О чём они писали? Чем делились? С какой частотой публиковали новости? Публиковали ли пресс-релизы об участии? Какие платформы использовали для этого? Это поможет вам сориентироваться и подумать над темами и необходимыми материалами.

GITEX активно использует LinkedIn (Заблокирован на территории РФ) и Instagram* (*Социальная сеть «Инстаграм» (Instagram) принадлежит компании Meta, признанной экстремистской организацией, чья деятельность запрещена на территории Российской Федерации) и делятся анонсами воркшопов, подробнее рассказывают о спикерах и приветствуют новых участников.

 Но вы можете использовать свой блог и другие удобные платформы.

О чём можно писать?

• Об истории своего бизнеса;
• О продуктах и услугах;
• О команде;
• Об анонсах мероприятий.

Например:

Платформа для бронирования встреч и общения с участниками

За две недели до начала мероприятия вы получите доступ к платформе и приложению для поиска клиентов и бронирования встреч. Это платформа GITEX PLUS. Вам будет доступен список участников и посетителей (которые уже зарегистрировались), карта этажа, ваш календарь, а также список всех запланированных мероприятий (это воркшопы и семинары). Доступ на платформу можно получить, войдя через ту почту, которую вы указывали при регистрации бейджей. При входе вам сгенерируют единоразовый пароль.

Платформа интуитивно понятна в использовании: вы смотрите список участников, можете сразу написать им и предложить встречу, а можете добавить в избранное и вернуться позднее. Платформу и приложение можно использовать во время самой выставки: кстати, в приложение встроен сканер бейджа, при помощи которого вы можете быстро найти профиль человека и сохранить его контакт.

Подводя итог

Мы рекомендуем начать подготовку за полгода до мероприятия. Во-первых, все отели и авиабилеты ещё будут доступны по приемлемой цене, а во-вторых, у вас будет достаточно времени, чтобы согласовать все организационные моменты, подумать над дизайном и маркетинговой стратегией, а также разработать алгоритм работы на стенде. Плюс у вас не будет ощущения “снежного кома” задач и “горящего поезда”, если вы заблаговременно начнёте подготовку и составите план работ.

Начните с организационных задач по заполнению документов, а затем переходите к обсуждению дизайна, и, в последнюю очередь, за месяц-полтора до мероприятия, к активному маркетинговому продвижению и общению с участниками.

Подготовка к подобным мероприятиям позволяет круто “прокачать” ваши навыки по организации, а компанию вывести на новый уровень и, конечно же, открыть новые возможности для своего бизнеса.